CASE: Complexiteitsreductie door vereenvoudiging organisatie en processen

MEE Plus

Zorg met aandacht. Dat is wat de mensen van MeanderGroep Zuid-Limburg geven. Goede zorg leveren met net dat beetje extra. Niet omdat het moet, maar omdat het voor de MeanderGroep heel gewoon is.
Bij MeanderGroep Zuid-Limburg kunt cliënten terecht voor vrijwel alle soorten zorg. De MeanderGroep is een brede organisatie, actief in de zogeheten intramurale (verpleeg- en verzorgingshuizen) en extramurale (bij de klant thuis) zorg, paramedische en preventieve dienstverlening, met een totaalpakket van maatschappelijke dienstverlening en services.

Aanleiding (why)

Zoals bij elke zorgorganisatie dreigde bij de MeanderGroep de bureaucratie de normale werkzaamheden te verstoren.

Doel (What)

Het terugdringen van de bureaucratie door het nemen van een aantal doortastende maatregelen.

Hoe (How)

• De maatregelen richten zich op een aantal eenvoudige interventies met grote effecten op het terrein van complexiteitsreductie:
• Het innemen van een helder standpunt bij discussies op regelgeving
• Het herdefiniëren wat centraliseer en wat decentraal wordt uitgevoerd
• Het invoeren van procesmanagement waarbij de complexe processen binnen de organisatie goed zijn beschreven en gerationaliseerd.
• Uitbesteden van personeelsadministratie en uitzendpool.
• Duidelijkheid in de verdeling van activiteiten tussen de stafafdelingen en de werkvloer.
De stafafdelingen moeten expliciet als filter fungeren.

Ervaringen

• Centralisatie kan tot een vereenvoudiging van allerlei regels leiden.
• Uitbesteden van werkzaamheden aan een gespecialiseerde organisatie maakt dat je je op je kerncompetenties kunt richten.
• Een duidelijke rolverdeling tussen staf en werkvloer maakt zeggenschap binnen de organisatie helder.
Een dosis gezond verstand en robuustheid in leiderschap maken doeltreffende interventies op het terrein van het terugdringen van de complexiteit mogelijk.

Reflectie

De MeanderGroep is een mooi voorbeeld van hoe door nuchter nadenken en soms tegen de stroom in een organisatie de traditionele complexiteit kan omzetten in transparantie. Het hebben van een heldere visie en het doortastend vertalen daarvan naar allerlei organisatie-elementen is een goed voorbeeld van leiderschap en zorgt voor rust in de organisatie.

Aanvullende info

Lees de volledige case