CASE: Toepassing van Lean Six Sigma

Vivantes

Vivantes biedt persoonlijke zorg door betrokken medewerkers in kleinschalige zorgomgevingen. Of het nu gaat om wonen met zorg, verpleeghuiszorg, thuiszorg of aanvullende producten en diensten. Altijd dichtbij de cliënt, in de wijken en kernen van de Westelijke Mijnstreek. Het zorgaanbod van Vivantes sluit zoveel mogelijk aan bij de persoonlijke situatie van onze cliënten. De zorg past bij de leefstijl van de cliënt en gaat ervan uit dat een leven met zorg een zo gewoon mogelijk leven is met hulp waar nodig door Vivantes. De klanten van Vivantes voelen zich thuis; vertrouwd en veilig in hun eigen woonomgeving.

Aanleiding (why)

Vivantes stond er een aantal jaren geleden weliswaar goed voor, maar, met het oog op de toenemende vergrijzing/ontgroening, constateerde men dat er efficiënter gewerkt zou moeten gaan worden.

Doel (what)

Het selecteren en implementeren van een techniek die meer inzicht in de werkwijze zou opleveren en zou leiden tot efficiënter werken.

Hoe (how)

Door de introductie van de lean six sigma methode leerde medewerkers problemen te onderzoeken. Fiction en facts worden op deze wijze van elkaar gescheiden en medewerkers leren onderzoeksvragen te formuleren en problemen te analyseren. Deze wijze van werken voorkomt een veel voorkomend fenomeen in de zorg; namelijk dat mensen hun beslissingen en werkzaamheden te veel baseren op aannames: “Men is in de zorg geneigd te snel tot actie over te gaan in plaats van eerst problemen gedegen te analyseren.”

Tot nu toe heeft Vivantes een aantal projecten doorlopen, van klein naar groot, omdat het verstandig is om klein te beginnen en zo ervaring op te doen. De methodiek heeft bestuur en medewerkers de ogen geopend: “Lean Six Sigma heeft ons duidelijk gemaakt dat we voorheen met alle goede bedoelingen vaak de verkeerde oorzaken en/of verbeterpunten hebben aangepakt”.

Ervaringen

  • De opzet van dit type projecten moet passen bij de organisatie, de wijze van werken en de cultuur.
  • De inzet van externe adviseurs maakt dat er voldoende expertise beschikbaar komt.
  • Men moet tijd en middelen voor het project vrijmaken.
  • Enthousiaste en gemotiveerde medewerkers dragen bij aan het succes.
  • Een opmerkelijk bijeffect kan zijn dat de eerste projecten aanvankelijk tot meer klachten leiden omdat men een scherper oog krijgt voor wat goed en wat minder goed gaat.
  • Het is niet mogelijk om een oplossing op de ene plaats in de organisatie zonder meer naar elders te vertalen: om draagvlak te creëren moeten de medewerkers op andere locaties mee kunnen denken en zelf tot oplossingen komen die toegesneden zijn op hun specifieke situatie. Het hele proces en de herkenbaarheid van de oplossing zijn dus bepalend voor het uiteindelijke succes.

Reflectie

Er wordt veel over lean organiseren gesproken maar Vivantes heeft dit onderwerp met kracht aangepakt. Opvallend is het grote aantal verbeteringen die de methode oplevert; het blijkt inderdaad zo te zijn dat – zeker in de zorg – mensen snel inspringen zonder na te gaan waar het werkelijke probleem is. Ook opvallend is dat er niet ‘one size fits all’ bestaat: per locatie dient men de verschillende onderwerpen op te pakken. Dit is zowel voor het proces – het betrekken van de mensen belangrijk – als voor de locatie unieke oplossing.

Aanvullende informatie

Lees hier de volledige case